Księgowość internetowa prostsza niż myślisz

ifirma - Księgowość internetowa ifirma.pl

Zależy nam na stworzeniu kompleksowego i użytecznego dla przedsiębiorców systemu, dzięki któremu prowadzenie działalności gospodarczej stanie się prostsze, a ich firmom pozwoli na rozwój i związane z tym zyski – mówi Joanna Zalewska, kierownikiem serwisu ifirma.pl w wywiadzie przeprowadzonym specjalnie dla czytelników Like a geek.

Z Joanną Zalewską, kierownikiem serwisu ifirma.pl rozmawia , foto: ©yellowj fotolia, artykuł sponsorowany

Często słyszę od znajomych „założyłbym działalność gospodarczą, ale jest ZUS, księgowa, itd. Będę musiał im płacić nawet jak przez pierwszy miesiąc czy dwa nic nie zarobię”. Z jakimi kosztami na księgowość musi liczyć się początkujący przedsiębiorca?

Joanna Zalewska, kierownik serwisu ifirma.pl: Koszty na księgowość, z którymi będzie musiał liczyć się nowozarejestrowany przedsiębiorca zależne są od wybranego sposobu prowadzenia księgowości. Przy korzystaniu z usług tradycyjnej księgowej lub biura rachunkowego – koszty te będą wahały się od około 100 do nawet kilkuset złotych miesięcznie. Samodzielne prowadzenie księgowości firmy pozwala oszczędzić na opłatach związanych z wynagrodzeniem dla księgowej, ale wymaga poświęcenia czasu na prowadzenie dokumentacji, dokształcenie się w tematyce przepisów prawno-podatkowych oraz bieżące śledzenie wprowadzanych zmiany.

Alternatywnym, a zarazem bardziej oszczędnym rozwiązaniem, zwłaszcza dla początkujących i małych przedsiębiorców, jest prowadzenie księgowości z pomocą dedykowanego oprogramowania księgowego – takiego jak ifirma.pl. Przedsiębiorca samodzielnie zajmuje się dokumentacją księgową firmy, ma kontrolę nad jej finansami i nie musi martwić się znajomością przepisów księgowo-podatkowych, gdyż oprogramowanie ifirma.pl jest na bieżąco aktualizowane, a większość operacji w programie jest zautomatyzowana, aby uniknąć ewentualnych błędów. Dzięki ifirma.pl na sprawy księgowe wystarczy poświęcić około godziny miesięcznie, a miesięczny koszt to tylko 45 zł netto, przy czym pierwsze 3 miesiące korzystania z serwisu są darmowe, co daje początkowemu przedsiębiorcy trochę więcej czasu na „rozkręcenie” firmy.

Drugi problem przedsiębiorców to zajmowanie się papierami, stale zmieniające się prawo i mnóstwo formalności. Co dokładnie musi robić przedsiębiorca jeśli skorzysta z ifirma.pl? Musi jeździć po urzędach z deklaracjami, wypełniać papiery, przechowywać dokumenty przez kilka lat?

J.Z. Jak już wspomniałam, aplikacja ifirma.pl jest na bieżąco aktualizowana tak, żeby oprogramowanie było zawsze zgodne z obowiązującymi przepisami. Automatyzacja funkcji dostępnych w serwisie znacznie ułatwia księgowanie, dodatkowo system umożliwia generowanie potrzebnych deklaracji na podstawie danych wprowadzonych do systemu. Użytkownicy ifirma.pl mogą wystawiać swoim kontrahentom e-faktury, a dzięki systemowi e-Deklaracji dostarczać do urzędy skarbowego wymagane deklaracje drogą elektroniczną – bez wychodzenia z domu. Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów w każdej firmie to konieczność podyktowana przepisami prawa, dlatego żeby ułatwić życie naszym użytkownikom, przygotowaliśmy dla nich certyfikowane repozytorium dokumentów, gdzie dokumenty firmy mogą być bezpiecznie przechowywane i łatwo dostępne, np. w razie kontroli z urzędu skarbowego.

Załóżmy, że taki początkujący przedsiębiorca zdecyduje się na prowadzenie księgowości online. Jak jest z bezpieczeństwem danych? Przecież ifirma.pl czy inna aplikacja tego typu mogą mieć wgląd we wszystkie faktury, do bazy kontrahentów, itd.

J.Z. Zależy nam na poczuciu bezpieczeństwa naszych użytkowników, dlatego w ifirma.pl transmisja danych pomiędzy komputerami klientów a serwerami ifirmy odbywa się za pomocą szyfrowanego połączenia (256-bitowy klucz AES), zabezpieczonego certyfikatem SSL (1024-bitowym). W ifirma.pl zadbaliśmy również o bezpieczeństwo przechowywania danych, których zaszyfrowane kopie zapasowe wykonywane są codziennie oraz przechowywane w dwóch różnych lokalizacjach. W celu zapewnienia wyłącznego dostępu do konta założonego w ifirma.pl – każdy użytkownik w procesie rejestracji wybiera sobie własny login i hasło, którymi będzie logował się do serwisu. Obsługa serwisu nie ma wglądu w dane zapisane na kontach użytkowników, a do rozwiązywania ewentualnych problemów zgłoszonych przez użytkowników służy specjalny program administracyjny. Zgodnie z polityką prywatności serwisu ifirma.pl, dane wprowadzone przez użytkowników, wykorzystywane są wyłącznie w celu prowadzenia ich konta w serwisie.

A właściwie dla kogo jest przeznaczona ifirma.pl? Tylko dla osób z jednoosobową działalnością czy też dla większych firm? Co z działalnościami gospodarczymi niebędącymi płatnikami VAT?

J.Z. Serwis ifirma.pl został stworzony z myślą o małych i średnich przedsiębiorcach rozliczających się na podstawie księgi przychodów i rozchodów lub ryczałtem, zarówno dla osób będących płatnikami VAT, jak i dla przedsiębiorców zwolnionych z tego obowiązku, tzw. nievatowców. Tak więc z ifirma.pl mogą swobodnie korzystać zarówno firmy jednooosobowe, jak i większe firmy, zatrudniające kilku lub kilkunastu pracowników.

Można obsługiwać spółkę?

J.Z. Ofertę ifirma.pl kierujemy również do spółek cywilnych – w procesie rejestracji wystarczy zaznaczyć odpowiednie pole formularza.

A dlaczego ktoś w ogóle miałby wybierać aplikację online zamiast zainstalować sobie jakiś darmowy program do faktur?

J.Z. Oczywiście uważam, że każdy przedsiębiorca przed wyborem sposobu prowadzenia księgowości, powinien rozważyć kilka kwestii – od kondycji finansowej firmy zaczynając, przez poziom posiadanej wiedzy z zakresu księgowości, po oczekiwania związane z obsługą księgową firmy, jak ilość czasu, który może poświęcić, sposób przechowywania dokumentów czy podejście do tematu udostępnienia osobom trzecim wglądu w dokumentację finansowo-księgową firmy.

Ifirma.pl to aplikacja do prowadzenia małej księgowości firmy, z której można korzystać za pomocą przeglądarki internetowej, nie ma konieczności instalowania żadnego oprogramowania zajmującego miejsce na dysku – wystarczy dostęp do komputera i internetu. Już sama swoboda dostępu do dokumentacji firmy stanowi spory atut aplikacji. Przewagę na programami offline dają ifirmie również automatyczne i bezpłatne aktualizacje systemu, za które w przypadku tradycyjnego oprogramowania offline’owego producenci często każą sobie słono dopłacać.

Program do faktur jednak podpiąć do magazynu albo sklepu. Aplikację online chyba trudniej?

J.Z. Myślę, że warto tutaj wspomnieć o integracji ifirma.pl z serwisem aukcyjnym allegro oraz najpopularniejszymi rozwiązaniami e-commerce (m.in. iStore, SOTE, OpenCart, osCommerce, PrestaShop, wkrótce również z Magento). Co do programu do faktur – w ifirma.pl moduł do wystawiania faktur i rachunków dostępny jest bezpłatnie i bez zobowiązań – to od użytkownika i jego potrzeb zależy czy będzie jedynie wystawiał faktury, czy też kompleksowo prowadził małą księgowość swojej firmy na oprogramowaniu utrzymującym pozycję lidera na rynku od kilkunastu lat.

Jak wygląda obecnie obieg dokumentów w firmach? Ja przyznam, że w 99% przypadków wysyłam faktury e-mailem przez ifirma.pl, a drukuję je tylko po to, żeby leżały w archiwum. Czy to jest konieczne, czy mogę mieć tylko cyfrowe kopie faktur w systemie?

J.Z. Z naszych doświadczeń wynika, że choć wśród przedsiębiorców nadal dominującym sposobem przechowywania i przesyłania kontrahentom faktur jest ich wersja papierowa, to e-faktury cieszą się w ifirma.pl rosnącą popularnością. Wpływ na to miała między innymi zmiana przepisów, które między fakturami wystawianymi w wersji papierowej oraz e-fakturami postawiły znak równości. Nasi użytkownicy mogą przesyłać swoim kontrahentom certyfikowane e-faktury – zgodne z wytycznymi ministerialnymi dotyczącymi ich integralności i nienaruszalności. Z poziomu danych kontrahenta można w prosty sposób wysłać do kontrahenta zapytanie o wymaganą przepisami zgodę na otrzymywania e-faktur oraz oznaczyć datę, od której zgoda obowiązuje. E-faktury już wystawione przechowywane są we wspomnianym przeze mnie wcześniej elektronicznym archiwum dokumentów.

A co jeśli korzystam z ifirma.pl do wystawiania faktur (chodzi o ten darmowy pakiet), a księgowością zajmuje się biuro rachunkowe? Czy mogę stworzyć oddzielne konto dla księgowej i dać jej dostęp do faktur?

J.Z. W ifirma.pl dajemy możliwość utworzenia subkonta oraz zdefiniowaniem dla niego uprawnień dostępu do wybranych funkcji ifirma.pl, w tym również dla modułu do fakturowania.

Jeśli użytkownik woli zlecić zajmowanie się księgowością firmy komuś innemu, zachęcamy do skorzystania z naszej nowej oferty biura rachunkowego ifirma.pl. Łączy ona wygodę i oszczędności wynikające z korzystania z ifirma.pl, z powierzeniem obsługi księgowej licencjonowanemu biuru rachunkowemu. Usługa dostępna jest już od 70 zł netto miesięcznie. Wystarczy dostarczyć nam dokumenty firmy (online przez dropbox’a lub tradycyjnie – pocztą lub kurierem), a nasze księgowe zajmą się resztą.

Jest jeszcze ten 1% faktur, które wysyłam bezpośrednio z aplikacji za pośrednictwem opcji „wyślij fakturę pocztą”. Jeśli tylko pomyślę, że mam tracić pół godziny na poczcie, naprawdę wolę dopłacić te 20 groszy i wysłać na pocztę jakąś stażystkę z ifirma.pl ;). Czy planujecie rozwijać tego typu dodatkowe usługi, w szczególności zautomatyzować przesyłanie materialnych faktur?

J.Z. Usługa rzeczywiście cieszy się sporą popularnością. Klienci cenią sobie to, że po dokonaniu przedpłaty na poczet usługi nie muszą się martwić o wysyłkę papierowych faktur do swoich kontrahentów. Po otrzymaniu zlecenia, cała obsługa – od wydruku, przez zakopertowanie i wysyłkę pocztą – leży po naszej stronie. Właściwie usługa jest już dostępna w wersji produkcyjnej, a nie „beta” i w najbliższej przyszłości nie planujemy w znaczący sposób jej rozwijać – może z wyjątkiem wprowadzania drobnych poprawek związanych z bieżącym z niej korzystaniem. A co do rozwoju dodatkowych usług w ifirma.pl – mogę zapewnić, że mimo okresu wakacyjnego prace idą pełną parą. Wkrótce udostępnimy użytkownikom ich efekty.

W jaki jeszcze sposób chcecie walczyć o klientów z coraz liczniejszą konkurencją?

J.Z. Od kilkunastu lat jesteśmy liderem na rynku oprogramowania do prowadzenia małej księgowości firmy. Takiej pozycji nie zdobywa się i nie utrzymuje stojąc w miejscu, spoczywając na laurach. Dla obecnych i przyszłych klientów liczy się to czy produkt lub usługa ułatwia im życie, spełnia ich oczekiwania, a nawet je uprzedza. Zespół naszych programistów, testerów oraz ekspertów ds. księgowości nieustannie pracuje nad bieżącą obsługą serwisu, ale również nad jego rozwojem. Zależy nam na stworzeniu kompleksowego i użytecznego dla przedsiębiorców systemu, dzięki któremu prowadzenie działalności gospodarczej stanie się prostsze, a ich firmom pozwoli na rozwój i związane z tym zyski.

Stąd już dostępna w systemie obsługa e-faktur, integracje ze sklepami internetowymi, wspomniane przez Pana wysyłanie faktur pocztą, nowa centrala telefoniczna BOK, a wkrótce również rejestracja domen i hosting, usługi kurierskie z poziomu ifirma.pl oraz moduł magazynowy. Wprowadzając nowe usługi, również te pozaksięgowe, mamy jednak zawsze na uwadze priorytetową funkcję serwisu jaką jest obsługa małej księgowości firmy. Jak widać – jest na co czekać. Mogę zatem jeszcze tylko zachęcić czytelników bloga „Like a geek” do rejestracji w ifirma.pl i samodzielnego wypróbowania jego funkcji. Zwłaszcza, że pierwsze 3 miesiące korzystania z ifirma.pl są darmowe.

Subscribe to our mailing list

* indicates required

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *