Pozbądź się 80% e-maili w 20 minut

Jeśli tak jak ja otrzymujesz codziennie dziesiątki niepotrzebnych e-maili, które tylko zawalają twoją skrzynkę odbiorczą, wiedz jedno: jest na nie prosty sposób. Poświęcając 20 minut oszczędzisz czas na ich późniejsze przeglądanie.

W GTD jest coś takiego jak zasada dwóch minut. W skrócie, mówi ona, że rzeczy zajmujące mniej niż 2 minuty powinieneś robić natychmiast, kiedy tylko się o nich dowiesz.

Jeśli odłożysz zadanie na później i wrócisz do niego po jakimś czasie, ponowne rozpatrzenie czynności wymaganych przez to zadanie zajmie Ci więcej niż dwie minuty. Jeśli znowu je odłożysz, poświęcisz kolejne 2 minuty.

Po co usuwać e-maile?

Z e-mailami jest podobnie. Jeśli przeszukujesz skrzynkę odbiorczą, za każdym razem poświęcasz sekundę czy dwie na przeanalizowanie niepotrzebnych e-maili.

Jak dla mnie jest to argument za pozbyciem się paru e-maili. Może nie paru – okazało się, że po 20-minutowej analizie pozbyłem się 80% e-maili. Późniejsze wyszukiwanie wiadomości daje znacznie lepsze wyniki.

Jak usunąć 80% niechcianej poczty w 20 minut

Po pierwsze, wypisz się z niepotrzebnych newsletterów – czy na pewno potrzebujesz ofert masaży kotem z dziesięciu klonów Groupona?

Po drugie, skorzystaj z dostępnych w twoim kliencie poczty filtrów, żeby wykonywać automatyczne akcje na e-mailach. Ta opcja pozwala np. przenieść wszystkie e-maile od danej osoby do kosza albo je przekazać.

Ja utworzyłem sobie oddzielny folder do którego lecą wszystkie rzeczy, których nie będę chciał wyszukiwać, ale mogą się przydać. Następnie włączyłem automatyczne przenoszenie tych wiadomości do oddzielnego folderu przeglądając historię odebranych e-maili z poprzednich dwóch tygodni. Okazało się, że zdecydowana większość e-maili pochodzi od tych samych osób lub automatów, a ich przeniesienie polega jedynie na dodaniu do listy filtrów adresów nadawców. Co takiego możesz usunąć?

  1. Powiadomienia z serwisów społecznościowych (ktośtam chce być twoim znajomym w serwisie, którego nazwy nie znasz),
  2. Powiadomienia o nowych komentarzach z WordPressa,
  3. Informacje z PayPala, DotPay i innych systemów płatności,
  4. Powiadomienia o sprzedaży w programach partnerskich itp.,
  5. Newslettery, z których trudno się wypisać,
  6. Informacje prasowe,
  7. Informacje o promocjach ze sklepów online, w których mam konta,
  8. Wszystkie inne e-maile wysyłane przez automaty.

Wyszło mi 67 reguł, które odpowiadały za 80% wiadomości jakie otrzymuję. Ich znalezienie i trwałe przefiltrowanie zajęło mi tyko 20 minut. Dzięki temu liczba wiadomości jakie mam w skrzynce zmniejszyła się do maksymalnie 20 dziennie.

Kolejny krok to wprowadzenie autoodpowiedzi na kilka problemów, które regularnie się powtarzają…

Subscribe to our mailing list

* indicates required

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *